II. CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN

1. Về chuyển sinh hoạt Đoàn

1.1. Nguyên tắc

- Đoàn viên khi thay đổi nơi cư trú, đơn vị học tập, lao động, công tác phải chuyển sinh hoạt đoàn. Thời gian chuyển sinh hoạt đoàn (chuyển hồ sơ đoàn viên về nơi mới) không quá 01 tháng kể từ ngày thay đổi nơi cư trú, đơn vị học tập, lao động, công tác.

- Chi đoàn, đoàn cơ sở, chi đoàn cơ sở có trách nhiệm chuyển sinh hoạt Đoàn cho đoàn viên.

1.2. Quy trình, thủ tục chuyển sinh hoạt Đoàn cho đoàn viên

          - Đoàn viên khi chuyển sinh hoạt đoàn thì đề nghị ban chấp hành chi đoàn (hoặc chi đoàn cơ sở) nơi đang sinh hoạt để được chuyển sinh hoạt.

          - Trách nhiệm của ban chấp hành chi đoàn:

          + Nhận xét đoàn viên vào Sổ đoàn viên và thu đoàn phí đến thời điểm chuyển sinh hoạt đoàn (trường hợp đoàn viên sinh hoạt tại chi đoàn cơ sở thì ban chấp hành chi đoàn cơ sở nhận xét, thu đoàn phí và trực tiếp tiến hành thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn cho đoàn viên).

           + Giới thiệu đoàn viên đến đoàn cơ sở để làm tiếp thủ tục chuyển sinh hoạt Đoàn.

          + Tiếp nhận đoàn viên do đoàn cấp trên trực tiếp giới thiệu đến sinh hoạt.

          - Trách nhiệm của đoàn cơ sở, chi đoàn cơ sở:

          + Trường hợp đoàn viên chuyển sinh hoạt trong cùng một đoàn cơ sở thì ban chấp hành đoàn cơ sở giới thiệu đoàn viên về sinh hoạt tại chi đoàn mới.

          + Trường hợp đoàn viên chuyển sinh hoạt sang cơ sở đoàn khác thì ban chấp hành đoàn cơ sở, chi đoàn cơ sở giới thiệu đến ban chấp hành đoàn cơ sở mới.

          + Khi tiếp nhận đoàn viên từ nơi khác giới thiệu đến, ban chấp hành đoàn cơ sở giới thiệu đoàn viên về sinh hoạt tại chi đoàn trực thuộc.

          1.3. Một số trường hợp khác

          - Đoàn viên là học sinh, sinh viên, trước thời điểm kết thúc khóa học (năm học cuối cấp) 01 tháng, Ban Thường vụ đoàn trường có trách nhiệm xem xét, chuẩn bị và thực hiện các thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn cho đoàn viên, cụ thể: hướng dẫn ban chấp hành chi đoàn thu đoàn phí và tiến hành nhận xét vào sổ đoàn viên, xác nhận ý kiến nhận xét của ban chấp hành chi đoàn, ký và đóng dấu giới thiệu chuyển sinh hoạt đoàn cho đoàn viên sau đó chuyển hồ sơ cho đoàn viên để nộp về cơ sở mới (nếu chưa xác định được cơ sở đoàn mới thì để trống tên cơ sở mới).

- Đoàn viên là bộ đội xuất ngũ, chuyển ngành, là học sinh, sinh viên đã tốt nghiệp các trường đang trong thời gian chờ để chuyển lĩnh vực công tác, học tập, lao động mới nếu thời gian chờ từ 03 tháng trở lên thì phải chuyển sinh hoạt về cơ sở đoàn nơi đoàn viên cư trú. Khi đã có quyết định về nơi học tập, lao động, công tác sau thời gian chờ thì chuyển sinh hoạt đoàn từ nơi cư trú về nơi học tập, lao động, công tác mới theo quy định tại mục 1.1 phần II của Hướng dẫn này. Nếu sau 03 tháng khi đã chuyển về nơi mới, đoàn viên không thực hiện việc chuyển sinh hoạt đoàn theo quy định thì tổ chức cơ sở đoàn nơi mới có thể đề nghị tổ chức cơ sở đoàn trực tiếp quản lý đoàn viên xem xét tư cách của đoàn viên đó.

          - Chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời:

          + Đoàn viên đi học tập, lao động, công tác, đoàn viên là học sinh, sinh viên trong thời gian nghỉ hè, đi thực tập, thực tế với thời gian không quá 03 tháng thì chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời đến cơ sở đoàn nơi học tập, lao động, công tác hoặc nơi cư trú mới. Đoàn cơ sở (chi đoàn cơ sở) có trách nhiệm làm thủ tục giới thiệu và tiếp nhận đoàn viên chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời.

          + Việc chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời có thể thực hiện bằng thẻ đoàn viên hoặc giấy chuyển sinh hoạt đoàn và do Đoàn cấp cơ sở triển khai thực hiện.

          + Trong thời gian sinh hoạt tạm thời, đoàn viên thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại điều 2, điều 3 của Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh trừ quyền ứng cử, đề cử và bầu cử cơ quan lãnh đạo của Đoàn nơi đang sinh hoạt tạm thời.

          - Đoàn viên chuyển đến những nơi chưa có tổ chức Đoàn vẫn phải làm thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn như đã quy định. Khi đến nơi mới, xuất trình hồ sơ và báo cáo với tổ chức Đảng, khi chuyển công tác đi nơi khác đề nghị tổ chức Đảng nhận xét ưu, khuyết điểm và giới thiệu về ban chấp hành đoàn cơ sở nơi tiếp nhận đoàn viên. Trường hợp nơi đoàn viên lao động, học tập, công tác không có tổ chức Đảng, Đoàn thì đoàn viên đó phải sinh hoạt ở nơi cư trú.

          - Trường hợp do thất lạc hồ sơ đoàn viên thì thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn phải có bản tường trình và xác nhận của cơ sở đoàn nơi chuyển đi (thời gian xác nhận không quá 03 tháng tính đến thời điểm chuyển sinh hoạt đoàn), được làm lại hồ sơ tại nơi chuyển đến (theo quy định tại mục 9, phần II của Hướng dẫn này).

          - Chuyển sinh hoạt đoàn ra nước ngoài, từ nước ngoài về nước thực hiện theo hướng dẫn liên tịch giữa Ban Bí thư Trung ương Đoàn với Đảng ủy ngoài nước.

          2. Về quản lý đoàn viên đi lao động ở xa, thời gian không ổn định

- Đoàn viên lao động ở xa, thời gian không ổn định là những đoàn viên rời khỏi địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đến địa phương khác để lao động với thời gian không ổn định, không có điều kiện sinh hoạt Đoàn thường xuyên nơi cư trú.

- Trách nhiệm của đoàn viên:

+ Trước mỗi đợt đi lao động ở xa phải báo cáo với ban chấp hành chi đoàn về địa chỉ nơi đến để chi đoàn, đoàn cơ sở hướng dẫn thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời và giúp đỡ.

+ Khi đến nơi lao động, đoàn viên liên hệ với chi đoàn, đoàn cơ sở nơi đến để đăng ký tham gia sinh hoạt đoàn; được dùng thẻ đoàn viên hoặc giấy chuyển sinh hoạt đoàn để sinh hoạt tạm thời.

- Trách nhiệm của cơ sở đoàn nơi đoàn viên đi: Chi đoàn lập sổ theo dõi danh sách đoàn viên kèm theo địa chỉ nơi đến của số đoàn viên đi lao động ở xa, thời gian không ổn định và báo cáo cho đoàn cơ sở để theo dõi. Đoàn cơ sở chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời cho đoàn viên bằng giấy chuyển sinh hoạt hoặc hướng dẫn đoàn viên dùng thẻ đoàn viên để đăng ký sinh hoạt tạm thời.

- Trách nhiệm của cơ sở đoàn nơi đoàn viên đến:

+ Đoàn cơ sở tiếp nhận thủ tục sinh hoạt tạm thời và giới thiệu đoàn viên về các chi đoàn.

+ Những địa bàn tập trung đông đoàn viên là lao động tự do và đã có đăng ký tạm trú thì đoàn cơ sở ở nơi đó có thể thành lập các chi đoàn trực thuộc để tổ chức các hoạt động.

3. Đối với đoàn viên tham gia sinh hoạt Đoàn tại nơi cư trú: thực hiện theo Hướng dẫn số 66 HD/BTC ngày 06/6/2013 của Ban Tổ chức Trung ương Đoàn.

4. Quản lý hệ thống sổ sách của chi đoàn và hồ sơ đoàn viên

4.1. Quy định chung: Mỗi đoàn viên Đoàn TNCS Hồ Chí Minh đều có Sổ đoàn viên, huy hiệu Đoàn và Thẻ đoàn viên.

          4.2. Hồ sơ đoàn viên: Hồ sơ đoàn viên, gồm: Sổ đoàn viên, Thẻ đoàn viên và các văn bản có liên quan.    

4.3. Quy định về quản lý đoàn viên:

          - Đối với chi đoàn: Ban Chấp hành chi đoàn phải có Sổ chi đoàn theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành.

          - Đối với Đoàn cơ sở: Ban Chấp hành Đoàn cơ sở phải có Sổ danh sách đoàn viên, Sổ theo dõi kết nạp đoàn viên và trao Thẻ đoàn viên; Sổ giới thiệu và tiếp nhận sinh hoạt Đoàn.

          - Yêu cầu trong quản lý đoàn viên:

+ Đối với Sổ đoàn viên: Sổ đoàn viên do Ban Chấp hành Đoàn cấp cơ sở quản lý. Hằng năm, khi chuẩn bị đến thời điểm nhận xét, đánh giá đoàn viên, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở chuyển Sổ đoàn viên về cho các chi đoàn. Ban chấp hành chi đoàn có trách nhiệm đánh giá và ghi nhận xét ưu, khuyết điểm, khen thưởng, kỷ luật và kết quả phân loại đoàn viên vào sổ của từng đoàn viên sau đó chuyển về Đoàn cơ sở xác nhận và quản lý theo quy định. Khi đoàn viên chuyển sinh hoạt Đoàn, Ban Chấp hành chi đoàn có trách nhiệm hướng dẫn đoàn viên và thực hiện các thủ tục chuyển sinh hoạt Đoàn theo mục 1.2 (1), phần II của Hướng dẫn này.

+ Chi đoàn, Đoàn cơ sở hàng quý, Đoàn cấp huyện, cấp tỉnh và tương đương 6 tháng, 1 năm có trách nhiệm báo cáo đầy đủ tình hình công tác đoàn viên của đơn vị mình cho Đoàn cấp trên trực tiếp.

          + Ngoài ra, các cơ sở Đoàn có thể nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý đoàn viên phù hợp với điều kiện của địa phương, đơn vị.

5. Quản lý thẻ đoàn viên

5.1. Thẻ đoàn viên: Thẻ đoàn viên có giá trị chứng nhận tư cách đoàn viên Đoàn TNCS Hồ Chí Minh do Ban Chấp hành Trung ương Đoàn thống nhất phát hành.

5.2. Quy định về quản lý Thẻ đoàn viên

- Đoàn viên được cấp Thẻ trong lễ kết nạp hoặc chậm nhất không quá 1 tháng kể từ ngày được kết nạp vào Đoàn. Việc cấp Thẻ đoàn viên do Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện quyết định.

- Thẻ đoàn viên được dùng để đăng ký tham gia sinh hoạt Đoàn tạm thời và xuất trình khi cần. Đoàn viên không được cho người khác mượn Thẻ; khi trưởng thành Đoàn, đoàn viên được giữ lại Thẻ đoàn viên.

- Đoàn viên bị kỷ luật khai trừ thì bị thu hồi Thẻ; đoàn viên sử dụng Thẻ sai mục đích thì tùy mức độ bị xem xét xử lý kỷ luật. Ban Chấp hành chi đoàn, Ban Thường vụ Đoàn cơ sở có trách nhiệm thu hồi Thẻ và nộp cho Đoàn cấp huyện quản lý.

- Trung ương Đoàn quản lý số lượng và số hiệu Thẻ đoàn viên trên toàn quốc. Các cấp bộ Đoàn quản lý số lượng và số hiệu Thẻ đoàn viên của địa phương, đơn vị.

6. Trưởng thành Đoàn

6.1. Mục đích: Công nhận trưởng thành Đoàn là việc tổ chức Đoàn trân trọng ghi nhận những đóng góp của đoàn viên cho Đoàn, công nhận quá trình rèn luyện và trưởng thành của đoàn viên.

6.2. Yêu cầu

- Đoàn viên quá 30 tuổi, chi đoàn làm lễ trưởng thành Đoàn; nếu có nguyện vọng tiếp tục sinh hoạt Đoàn, chi đoàn xem xét, quyết định, nhưng không quá 35 tuổi. Lễ trưởng thành cho đoàn viên nên được tiến hành vào các dịp kỷ niệm ngày: 26/3, 19/5, 2/9, và ngày 22/12... hàng năm. Hoặc trong những hoạt động, sinh hoạt truyền thống của Đoàn, của đơn vị.

- Lễ trưởng thành Đoàn có thể được tổ chức ở Đoàn cơ sở, chi đoàn cơ sở hoặc chi đoàn.

6.3. Quy trình, thủ tục tiến hành trưởng thành Đoàn cho đoàn viên

- Hàng năm, Ban chấp hành chi đoàn lập danh sách những đoàn viên quá 30 tuổi (đối với những đoàn viên không giữ nhiệm vụ trong cơ quan lãnh đạo hoặc không công tác trong cơ quan chuyên trách của Đoàn) và thông báo cho đoàn viên đó biết.

- Khi có đoàn viên quá 30 tuổi, Ban chấp hành chi đoàn tổ chức gặp mặt để biết nguyện vọng của đoàn viên. Nếu đoàn viên có nguyện vọng tiếp tục được tham gia sinh hoạt Đoàn thì xem xét để đoàn viên tiếp tục được tham gia sinh hoạt Đoàn nhưng không quá 35 tuổi. Nếu đoàn viên có nguyện vọng được trưởng thành đoàn thì chi đoàn lập danh sách báo cáo với Ban chấp hành Đoàn cơ sở đề nghị xét và ra quyết định trưởng thành đoàn cho đoàn viên.

- Lễ trưởng thành phải được chuẩn bị thật chu đáo, trang trọng và tạo được không khí thân mật. Nếu đoàn viên trưởng thành là đoàn viên ưu tú trong buổi lễ trưởng thành Đoàn cần tiến hành luôn việc giới thiệu đoàn viên ưu tú đó cho Đảng xem xét bồi dưỡng kết nạp.

6.4. Chương trình lễ trưởng thành Đoàn

- Văn nghệ.

- Tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu.

- Giới thiệu tóm tắt quá trình sinh hoạt Đoàn và những thành tích đóng góp của đoàn viên trưởng thành.

- Trao "Giấy chứng nhận trưởng thành đoàn" và tặng phẩm kỷ niệm (nếu có) cho đoàn viên trưởng thành (mẫu Giấy chứng nhận trưởng thành đoàn do cấp bộ đoàn quyết định trưởng thành đoàn cho đoàn viên ban hành).

- Đoàn viên (hoặc đại diện đoàn viên) trưởng thành phát biểu cảm tưởng.

- Đại diện đoàn viên đang sinh hoạt Đoàn phát biểu.

- Đại diện cấp ủy và các đại biểu khác phát biểu.

- Kết thúc.

7. Về đoàn viên danh dự

- Đối tượng: Đoàn viên danh dự là những người thực sự tiêu biểu, là tấm gương sáng cho đoàn viên, thanh thiếu nhi noi theo, có tâm huyết và có nhiều đóng góp với Đoàn, có uy tín trong thanh thiếu nhi và xã hội. Đoàn viên danh dự là những người đã trưởng thành Đoàn và đồng ý làm đoàn viên danh dự.

          - Quy trình, thủ tục và thẩm quyền xét kết nạp

          + Trong quá trình công tác, hoạt động, tổ chức cơ sở Đoàn nhận thấy có những người đủ tiêu chuẩn và sẵn sàng làm đoàn viên danh dự thì báo cáo Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện và tương đương xem xét quyết định.  

          + Đoàn cơ sở tổ chức lễ kết nạp đoàn viên danh dự trang trọng, có tính tôn vinh người được kết nạp và giáo dục đối với đoàn viên, thanh thiếu nhi.

          - Quyền và nghĩa vụ của đoàn viên danh dự

          + Được cấp Thẻ đoàn viên danh dự, được tham dự một số sinh hoạt và hoạt động của Đoàn.

          + Được tham gia thảo luận, hoạt động và  đề xuất ý kiến về các công việc của Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi.

          + Tích cực tham gia vào công tác giáo dục đoàn viên, thanh thiếu nhi, tuyên truyền, mở rộng ảnh hưởng của Đoàn trong thanh thiếu nhi và xã hội.

          - Các trường hợp thôi là đoàn viên danh dự

          + Đoàn viên danh dự có đề nghị xin thôi là đoàn viên danh dự thì Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện nơi kết nạp hoặc nơi đoàn viên danh dự sinh sống, học tập, công tác ra thông báo cho thôi là đoàn viên danh dự.

          + Đoàn viên danh dự vi phạm pháp luật, kỷ luật, đạo đức có ảnh hưởng đến uy tín của Đoàn thì Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện nơi kết nạp hoặc nơi người đó sinh sống, học tập, công tác quyết định xóa tên đoàn viên danh dự.

8. Xóa tên trong danh sách đoàn viên

- Trường hợp đoàn viên không tham gia sinh hoạt Đoàn hoặc không đóng đoàn phí ba tháng trong một năm mà không có lý do chính đáng thì chi đoàn xem xét quyết định xóa tên đoàn viên và báo cáo lên Đoàn cấp trên trực tiếp (việc xóa tên đoàn viên không được coi là hình thức kỷ luật của Đoàn).

- Trường hợp đoàn viên thường xuyên đi học tập, lao động, công tác ở xa không quá 1 năm, trong thời gian đó đoàn viên có báo cáo với Ban Chấp hành chi đoàn và sau mỗi đợt đi về vẫn tham gia sinh hoạt, đóng đoàn phí đầy đủ và có những đóng góp cho hoạt động của chi đoàn thì không coi là bỏ sinh hoạt và không xóa tên trong danh sách đoàn viên.

9. Khôi phục hồ sơ đoàn viên khi thất lạc

9.1. Trường hợp thất lạc Thẻ đoàn viên nhưng còn Sổ đoàn viên

Trường hợp thất lạc Thẻ đoàn viên nhưng còn Sổ đoàn viên thì đoàn viên làm đơn gửi ban chấp hành chi đoàn để đề nghị đoàn cơ sở tiến hành thủ tục cấp lại Thẻ đoàn viên. Trên cơ sở đề nghị của chi đoàn, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở xem xét đề nghị Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện cấp lại Thẻ cho đoàn viên.

9.2. Trường hợp thất lạc Sổ đoàn viên nhưng còn Thẻ đoàn viên

- Trong trường hợp này, đoàn viên chỉ được cấp lại Sổ đoàn viên mới khi vẫn tham gia sinh hoạt liên tục trong quá trình thất lạc Sổ đoàn viên và được ban chấp hành chi đoàn chứng nhận đến thời điểm đề nghị được cấp lại Sổ.

- Quy trình, thủ tục đề nghị cấp lại Sổ đoàn viên: Đoàn viên làm đơn đề nghị được cấp lại Sổ đoàn viên gửi ban chấp hành chi đoàn để đề nghị ban chấp hành đoàn cơ sở xem xét cấp lại Sổ đoàn viên. Trong trường hợp đoàn viên chuyển đến đơn vị lao động, học tập, công tác nhưng bị thất lạc Sổ đoàn viên mà hiện tại vẫn đang sinh hoạt đoàn đầy đủ thì khi đề nghị được cấp lại Sổ đoàn viên mới phải có xác nhận tư cách đoàn viên của Đoàn cơ sở nơi sinh hoạt gần nhất (trong thời gian không quá 03 tháng tính đến ngày đề nghị được cấp lại Sổ đoàn viên). Sổ đoàn viên cấp lại được Đoàn cơ sở đóng dấu xác nhận “Cấp lại sổ mới” vào thời điểm cấp lại sổ. Nếu là chi đoàn cơ sở thì trực tiếp thực hiện quy trình, thủ tục đối với đoàn viên bị thất lạc Sổ đoàn viên.

9.3. Trường hợp thất lạc cả Sổ đoàn viên và Thẻ đoàn viên (gọi chung là hồ sơ đoàn viên) nhưng chứng minh được tư cách đoàn viên

Trong trường hợp này, đoàn viên chỉ được cấp lại hồ sơ đoàn viên khi đảm bảo các điều kiện:

- Vẫn tham gia sinh hoạt liên tục trong quá trình thất lạc hồ sơ đoàn viên và được ban chấp hành chi đoàn nơi đang sinh hoạt chứng nhận đến thời điểm đề nghị được cấp lại hồ sơ đoàn viên.

- Được Đoàn cơ sở nơi sinh hoạt gần nhất xác nhận là đoàn viên. Trong đó, có xác nhận ngày vào đoàn và nơi vào đoàn của đoàn viên (thời gian xác nhận không quá 03 tháng tính đến ngày đề nghị được cấp lại Sổ đoàn viên).

- Có đơn tường trình lí do thất lạc hồ sơ đoàn viên và đề nghị được khôi phục hồ sơ đoàn viên.

- Quy trình, thủ tục cấp lại hồ sơ đoàn viên: Đoàn viên làm đơn đề nghị được cấp lại hồ sơ đoàn viên gửi ban chấp hành chi đoàn để đề nghị ban chấp hành đoàn cơ sở xem xét tiến hành thủ tục khôi phục hồ sơ đoàn viên. Trên cơ sở đơn đề nghị của đoàn viên và đề nghị của chi đoàn, đoàn cơ sở xem xét, thực hiện việc khôi phục hồ sơ cho đoàn viên. Đối với Thẻ đoàn viên thì Ban chấp hành Đoàn cơ sở báo cáo Ban Thường vụ đoàn cấp huyện xem xét cấp lại Thẻ cho đoàn viên. Đối với Sổ đoàn viên thì ban chấp hành đoàn cơ sở căn cứ quy định để cấp lại Sổ đoàn viên mới theo thẩm quyền.

9.4. Trường hợp khác: Đối với các trường hợp bị thất lạc hồ sơ đoàn viên nếu không đảm bảo điều kiện để khôi phục lại thì bồi dưỡng, xét kết nạp đoàn viên như điều 1, Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.